Skip to content

Tietosuojaseloste

Rekisteriselosteet

04.11.2020
Terveytesi Palvelut Oy:n/Oulun Psykiatriakeskuksen tietosuojakäytännöt

Terveytesi Palvelut Oy:n/Oulun Psykiatriakeskuksen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Terveytesi Palvelut/Oulun Psykiatriakeskus noudattaa toiminnassaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), Suomen kansallista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä ja terveyspalvelualaan liittyvää sääntelyä.

Henkilötietojen käsittelyssä Terveytesi Palvelut/Oulun Psykiatriakeskus erottelee toisistaan potilastiedot ja muut henkilötiedot. Potilastiedot tarkoittavat henkilön hoitoa koskevia tietoja, joihin sovelletaan potilastietoja koskevaa erityislainsäädäntöä. Muut henkilötiedot taas liittyvät Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen rekrytointiin, palveluiden tarjoamiseen, yhteydenpitoon ja asiakassuhteiden hoitamiseen.

Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen rekistereissä oleviin potilastietoihin ja muihin hyvinvointia tai terveyttä koskeviin henkilötietoihin on pääsy ainoastaan henkilöä hoitavilla tai hoitoon liittyviin tehtäviin osallistuvilla Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen työntekijöillä. Kyseisiä tietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaamme suostumuksella tai lainsäädännön nojalla.

Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen

POTILASTIETOREKISTERI

Rekisterinpitäjä

Terveytesi Palvelut Oy/Oulun Psykiatriakeskus

Hintantie 95, 90650 Oulu

Y-tunnus 3134980-3

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lääketieteellinen johtaja Suvi Lämsä (suvi.lamsa@terveytesi.com)

Rekisterin nimi

Terveytesi Palvelut Oy:n/Oulun Psykiatriakeskuksen potilastietorekisteri

 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen / potilastietojen käsittely perustuu lakiin tai potilaan suostumukseen. Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaiden tutkimusten ja hoidon suunnitteluun, järjestämiseen ja toteuttamiseen.
Lisäksi tietoja voidaan potilaan nimenomaisella suostumuksella käyttää Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen liiketoiminnan suunnittelemiseen, kehittämiseen sekä asiakasmäärien mittaamiseen ja mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Asiakkaan perustiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (esimerkiksi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut asiakkaan ilmoittamat yhteystiedot), ammatti, sukupuoli, kieli, asiakasnumero
  • Asiakkaan hoidon järjestämisen suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan liittyvät välttämättömät terveystiedot
  • Laboratorio-, kuvantamis- ja muut tutkimustiedot, diagnoosi- ja lähetetiedot, reseptitiedot
  • Asiakashistoria esim. ajanvaraustiedot, palveluiden käyttö-, peruutus- ja ostotiedot (toimipiste, hoitavan henkilön ammattiryhmä), laskutukseen ja maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot
  • Vakuutusyhteys- sekä laskutusyhteystiedot
  • Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja
  • Tarvittaessa muut hoidon järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot
  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään seuraavista lähteistä:

  • Potilas, potilaan huoltaja, potilaan laillinen edustaja tai lähiomainen
  • Hoitohenkilökunta ja terveydenhuollon ammattihenkilöt
  • Potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (KANTA) kautta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä ja hoitohenkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Potilastietoja voidaan luovuttaa sivullisille vain potilaan tai hänen huoltajansa suostumuksella tai nimenomaisen lainsäädännön nojalla.

Mahdolliset luovutuksen saajat

  • Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, potilaan suullisen suostumuksen tai potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.
  • Kansallinen terveysarkisto (KANTA-arkisto). Terveytesi Palvelut/Oulun Psykiatriakeskus liittyy kanta arkistoon.
  • Oulun Psykiatriakeskuksen potilastietojärjestelmänä on ACUTE
  • Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.
  • Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedonsaantiin. Tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.
  • Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäädännön perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
  • Potilaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä potilaan lähiomainen, jos potilas on antanut tähän suostumuksensa. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille, ilman potilaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon toteutukseen osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92, 13 §).

Rekisteriä säilytetään digitaalisessa muodossa. Tietojen käyttöoikeus on vain potilasta hoitavilla sekä potilashoitoon liittyviin työtehtäviin osallistuvilla henkilöillä kuten ajanvaraajilla. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Potilastietojen käyttöä voidaan valvoa lokitietojen avulla. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus työsuhteen aikana ja sen päättymisen jälkeen.

Mahdolliset sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät manuaaliset aineistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista. Tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä potilasrekisteriin. Tiedot luovutetaan potilaalle kirjallisena. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Potilaalla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. (Henkilötietolaki 29 §). Rekisteröidyn tulee esittää kirjallisen korjauspyyntö rekisterinpitäjälle. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tiedon korjaamista tai poistamista. Mahdolliset virheet korjataan siten, että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään potilasasiakirjoihin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

TERVEYTESI PALVELUT OY:N ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Terveytesi Palvelut Oy/Oulun Psykiatriakeskus

Hintantie 95, 90650 Oulu

Y-tunnus 3134980-3

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yksikönpäällikkö Tuija Räisänen (tuija.raisanen@terveytesi.com)

Rekisterin nimi

Terveytesi Palvelut Oy:n/Oulun Psykiatriakeskuksen Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen ja rekisteröidyn työnantajan sekä työntekijän välinen asiakassuhde. Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen oikeutettu markkinointitarkoitus tai rekisteröidyn antama suostumus.

Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennetaan Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen olemassa olevien ja mahdollisten tulevien asiakasyritysten yhteyshenkilöiden sekä työntekijöiden tietoja.

Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen asiakas- ja markkinointirekisterissä olevia henkilöitä voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

  • Työntekijöiden rekrytointi.
  • Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen ja sen yhteistyökumppaneiden markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta.
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu.
  • Asiakassuhteen analysointi, raportointi sekä muut asiakkuuden kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
  • Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely.
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
  • Markkinointitehtäviä voidaan ulkoistaa Terveytesi Palvelut Oy:n konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Henkilön nimi, asema, kotikaupunki ja/tai osoite, puhelinumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
  • Toivotut yhteydenpitomuodot.
  • Palvelujen tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja.
  • Rekrytoinnin kannalta olennaisia tietoja työntekijän työskentelyhistoriasta, kiinnostuksesta avoimiin työmahdollisuuksiin sekä ajankohta milloin työskentely Terveytesi Palveluilla/Oulun Psykiatriakeskuksella olisi mahdollista.
  • Muita asiakassuhteen ylläpitämisen kannalta olennaisia tietoja.

Rekisterinpitäjän internet-sivuilla voidaan kerätä sivun käyttäjien käyttäytymistietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön kieltämällä haluamansa evästeet selaimensa asetuksista.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään seuraavista lähteistä:

  • Yritys, yrityksen yhteyshenkilö tai lääkäri itse.
  • Ulkopuoliset palveluntarjoajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit.
  • Erilaiset tapahtumat, kuten eri puolilla Suomea järjestettävät lääkäripäivät ja muuta messut.

Henkilötietojen säilytysaika

Terveytesi Palvelut/Oulun Psykiatriakeskus säilyttää henkilötietoja Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen asiakas- ja markkinointirekisterissä, ellei rekisteröidyn työnantaja ole päättänyt asiakassuhdetta Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen kanssa ja/tai rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia. Rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin erillisen suostumuksen mukaan.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Joissakin tapauksissa käyttämämme pilvipalveluiden palvelimet sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Aineisto on sähköinen ja sitä pääsee käsittelemään ainoastaan vain siihen oikeutettu työntekijä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Mahdolliset sähköisen materiaalin ohella syntyvät manuaaliset aineistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Rekisterissä oleva henkilö voi antaa Terveytesi Palveluille/Oulun Psykiatriakeskukselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

Oikeus päästä tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Terveytesi Palveluiden/Oulun Psykiatriakeskuksen asiakas- ja markkinointirekisteriin on tallennettu (Henkilötietolaki 29 §). Rekisteröidyn tulee esittää kirjallisen korjauspyyntö rekisterinpitäjälle. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tiedon korjaamista tai poistamista.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa rekisterinpitäjälle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ne tiedot, joita rekisteriin merkitty henkilö on itse toimittanut Terveytesi Palveluiden asiakas- ja markkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu. Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen